선박에 선원교대가 발생하여 새로운 선원이 승선하게 되면, 3항사가 매우 바빠진다. 여러가지 잡무중에 신규승선사가 발생하면 본선에 비치된 많은 서류들을 갱신하여 최신화 하여야 하기 때문이다. 당장 입항하자마자 서둘러서 해야할 일이 있고, 차항지까지 여유있게 해도 되는 업무가 있으니 아래 업무들을 참고하여 준비하면 되겠다.
<신규승선자 발생시 3항사 업무>
1. 신규승선자 여권, 선원수첩 스캔하여 NAS에 있는 폴더에 저장 후 선장님께 전달.
- 기항하는 포트 대리점에 연락하여 여권 및 선원수첩 스캔본이 필요하다고 할 시, 인터넷이 잘되는 항구에서 일괄 송부할 것.
2. 승무자격 확인서 작성
- 개인 증서 파일에 있는 각각의 증서들을 발급일/만료일 확인하여 작성
- 작성 후 복사하여 선장님 결재 받기. (승선기간 중 6개월내에 만료될 증서 식별시 회사에 통보하여 조치를 취해야 함)
3. 근로 계약서 서명 및 송부
- 한장은 당사자에게 지급.
- 한장은 회사(해무팀)에 송부.
- 복사본 한장은 선장님에게 전달.
4. CREW LIST 교체
- Upper DECK FIRE PLAN (P&S)
- LOG BOOK 1부
- B.DECK LIFE BOAT 내부(P&S)
- BRIDGE 및 B.C.R TABLE 각 1부
- 선기장님 방문앞 게시.
5. 비상연락망 업데이트
- BRIDGE 게시
- B.C.R 게시
6. 방 이름표 교체
7. 개인별 비상 배치표 서명하기
8. 필요 시 선내 전화번호 부착물 교체
9. 사관 교대 시.
① 항해사관 교대 시
- DECK LOG BOOK, GMDSS LOG BOOK, STANDING ORDER 확인 후 수정
② CAPT. 교대 시
- SSP 내 SSO 교육 증서 (사본) & SSO 임명장 (사본) 교체
- 증서철 내 (원본) 교체, ISPS 비상연락망 수정, SSO연락처 부착물 수정
- SSO 교육 증서, SSO 임명장 스캔하여 NAS 폴더에 저장
③ C/E 교대 시
- 오염방지관리인 임명장(사본) & 오염방지관리인 교육 이수증(사본) 3/E에게 전달
- 증서철 내 오염방지관리인 임명장(원본) 교체
- C/E, 2/E, C/S 교대 시: 폐기물 관리 계획서 내용 수정(BRIDGE, 기관실)
10. 미얀마 선원교대시, 선원수첩에 승∙하선 내용 기록하여 선장님께 결재 올릴 것.
※수정할 수 없으므로 기입 시 실수하지 않도록 주의할 것.
11. 교대완료 후 ‘선원교대 완료' 해무팀으로 메일 송부하기(송부하기 전 선장님께 검토받기)
12. 승선 전 GANGWAY에서 자가진단키트로 테스트하기.
13. 교육훈련 기록서 작성 및 서명 받아 파일링(2항사 업무지만, 신규승선자에 한해 업무 위임할 수도 있음)
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