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일항사의 업무는 주니어 사관에 비해서 매우 방대하다. 일항사 본연의 서류업무에 2항사 3항사가 하는 서류까지 직접 챙겨야 하기 때문이다. 그래서 정형화된 인수인계서 만으로는 그 내용들을 모두 담아내기가 어렵기 때문에, 빠른 적응을 위해 아래와 같이 섹터별로 구분하여 특이사항과 요령을 인계하도록 준비하면 좋겠다.
5. 서류 관리 업무
5.1 수당청구서 관리
- 1) 자력도선 국내항 입항 1회 또는 출항1회, SHK와 HPH은 입출항 합산 1회 작성.
- 2) 해무팀에 보통 매월 25일 기준으로 이메일로 요청한 날짜까지 송부해야함.
- 3) 주의 사항으로 선기장님 교대시 교대날짜 이전까지는 전임 선기장님으로 계산할 것.
- 4) 선기장님 교대시 사번 확인하여 기입할 것. 7월 수당청구서 송부 완료함.
5.2 실태보고서 관리
- 1) 정비 완료된 기록을 넣지 말고, 정비 해야될 것과 입거시 정비해야 될 것을 기입할 것.
- 2) 년 2회 3월, 9월 공무팀에 송부해야함.
- <공무팀 감독님으로부터 수신된 2021년 5월 17일자 이메일 내용중 발췌>
- 1. 최근 실태보고서나 ,선기장 교대 보고서상의 보고서가 불필요한 내용이 많이 기재되고 있어 지침을 드리고자 합니다. - 각종 CHIPPING, PAINTING 현황은 기재 불요 - 중요하지 않는 과거의 일상적인 정비 이력 기재 불요 - 항통장비 포함 기기의 정기적인 업체 정비 이력 등도 기재 불요
5.3 정비점검계획서 관리
- 1) PMS 항목에서 MONTHLY 단위로 나타나는 내용을 복사하여 기입 할 것.
- 2) 월말에 다음달 정비점검계획서와 이번달 완료된 계획서 결재 받아야함.
- 3) 정비점검계획서상 정비, 점검 방법 의문 사항은 선기장님께 문의 바랍니다.
5.4 Hold Bilge management monthly Check List
- 1) 매월 안전파트에 송부함. 7월 완료함.
5.5 전자문서 관리
- 1) 본선 전자문서 관리 리스트로 확인 바랍니다.
5.6 SAFETY INSPECTION
같은 이름이나 서류가 2가지로 나뉘고 따로 관리 되어야함.
- 1) 본선 자체 SAFETY INSPECTION : 기존 PSC REPORT 대체되는 서류로 2달마다 작성, 안전파트로 송부.
- 2) 안전파트 주관 SAFETY INSPECTION : 상반기 / 하반기로 나뉘며 안전파트에서 방선 점검 결과 KINZ로 송부함.
5.7 화물고박장치 보수/점검 기록표 관리
- 1) 절차서상 3개월 마다 작성되는 서류로 실제 심사시 분기별 작성된 서류만 있으면 되며, 자재파트 요청으로 전선박 매달 송부하고 있으나, 실제 매달 전수조사를 진행은 불가능함. 승선 기간중 3개월을 넘지 않는 간격으로 전수조사 진행함.
- 2) 자재파트 요청으로 반기마다 결산자료 전선박 만들고 있음.
- 3) 주의사항 : 현재 사용은 어려우나 수리하여 사용 가능할시 POOR로 잡고 수량에 포함할 것. 완전히 파손되어 수리 불가능하면 SCRAP으로 잡고 총 수량에서 빼면 됩니다.
- 4) 전수조사 시 컨테이너와 해치커버 사이, 거주구 뒷편 틈, 등 구석구석 확인하고, SPARE 보관중인 창고에서 누락되는 것이 없도록 직접 확인하여 크로스체크가 반드시 되어야함.
5.8 R.F.R 작성 및 관리
- 1) 냉컨 고장 식별시 본선 기관서 점검 후 R.F.R 작성하여 운항팀으로 송부하여 차항지에서 수리 또는 하륙.
- 2) 본사 화물은 SPARE가 있다면 수리 진행하고, 타선사 화물은 수리를 진행하지 않음.
5.9 S.D.R 작성 및 관리
- 1) S.D.R 발생시, 작업중단 명령포맨 및 에이전트 현장확인S.D.R 작성 및 담당자 서명회사송부.
- 2) 화물 작업중 HANDRAIL, GUIDE POST, CELL GUIDE, 기타 본선 데미지가 발생시 작성하여 FOREMAN의 SIGN을 득하고 사진 첨부하여 운항담당자와 선대감독에게 보내면 됩니다.
- 3) 터미널측에서 SIGN을 거부하는 경우, 거부 사유를 기재후 송부하면 됩니다.
5.10 HAWSER / WIRE / PAINT 재고 관리
- 1) HAWSER MANAGEMENT RECORD : 호사로프 수급, 신환, TURN-OVER(뒤집는 것)시 작성. 겨울철 대비하여 매 분기 1ROLL이상 청구하고 재고 상태에 따라 필요 시 더 청구할 것.
- 2) WIRE MANAGEMENT RECORD : WIRE ROPE수급, 신환시 작성.
- 3) PAINT INVENTORY REPORT : PAINT의 종류별로 재고조사하여 관리함
5.11 검교정 장비 이력표
- 1) ANNUAL 서류로 80%이상 채운 컨디션에서의 DATA만 사용해야함(절차서)
- 2) 실제량과 GAUGE의 값이 얼마나 다른지를 확인하는 서류로 오차값 허용치는 TANK LEVEL은 +,- 10% DRAFT LEVEL은 +, - 5% 임.
- 3) 현재 고장으로 제대로 시행하지 않았으니, 여유를 두고 제대로 작성해 볼 것.(선장지시사항)
5.12 BALLAST WATER MANAGEMENT RECORD 관리
- 1) 항로 특성상 BWMP상 EXCHANGE기준을 만족하는 구역은 없음. BALLAST 배출시 3.6의 REASON을 기입할 것. 예외) A항구에서 싣고, A항에서 배출하면 3.6 REASON불요.
5.13 BALLAST WATER MANAGEMENT PLAN
- 1) 신규승선자 (사관급 이상) 발생시 회람 SIGN 득해야 함.
5.14 위험작업 허가서와 외부업체 작업허가서
- 1) 최신 양식이 맞는지 확인할 것.(내외부 심사시 주된 부적합 사항임)
- 2) RISK ASSESMENT SHEET를 첨부해야하며, 위험 작업 종류별로 분류하여 파일 보관하고 있고(자체) 위치는 DECK FILE 125번 폴더 내에 있음.
5.15 부적합 관리대장 관리
- 1) 부적합 사항에 대한 시정조치 활동 및 결과를 효과적으로 관리하기 위한 기록 문서로 각종 심사시 공식적으로 남은 N/C, (준)사고보고서, 보안사건 및 위반에 대한 기록 기입
- 2) 일반적인 수리 사항은 포함되지 않으며 (EX : 레이더 마그네트론 교체, 자이로 O/H) 위치는 DECK FILE 166번 폴더 내에 있음.
5.16 심사대비
- 1) 심사에 대한 CHECK LIST와 안전파트에서 이메일로 보내온 유형별 부적합을 기반으로 대비하면 편합니다.
- 2) CHECK LIST는 해야할 일, 유형별 부적합은 타선에서 받은 N/C이고 받게 될 해당 심사의 최근 약 3년간 지적된 사항을 재지적 되지 않도록 최우선적 점검 및 관리 바랍니다.
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