선박이 외국 항만에 입항시, 각 국가별, 항만별로 입항 수속을 위해 제출을 요하는 서류들이 있으며, 그 서류들의 종류에는 IMO 양식의 공통된 서류가 있고, 특정 국가에서 필요로 하는 특정양식과, 특별한 제약이 없는 일반 양식으로 구분된다. 필요에 따라서 입항 2~3일 전까지 송부해야 하는 서류가 있고, 입항시 C.I.Q 담당자가 방선 하였을때 제출해야 하는 서류가 있으며, 신속한 수속업무 종결을 위해 미리 수속 서류를 준비해 두자.
1. IMO 양식(IMO FORM)
1) 국제 해상교통의 수속 간소화에 관한 협약(Convention on Facilitation of International maritime Traffic, 1965)은 국제항해에 종사하고 있는 선박의 입항, 정박, 출항에 대한 제출서류의 양식과 종류를 정하고 있다. 이 협약이 정한 양식이 IMO 양식이다
2) IMO 양식을 만들게 된 것은 수속절차와 서류의 양식을 국제적으로 통일하고 해상교통의 입·출항 수속을 간소화 시키기 위한 목적이다.
3) 이 협약 당사국은 증명서와 기타 서류를 검사할 수 있으며, 다만, 이 검사를 효과적으로 하기 위해서 당사국이 정한 특정양식을 요구할 수 있는 예외 규정을 인정한다.
4) 예를들면, CREW LIST, VOYAGE MEMO, VACCINE LIST, NIL LIST, PASSENGER LIST, MDH, 등등이 있겠다.
2. 특정 양식(SPECIAL FORM)
나라마다 행정 체계가 다르고 관행과 절차가 다르므로 각 나라의 사정에 맞추어 만들어진 특정한 양식이다. 이 양식은 각 나라의 특수한 사정이 반영된 서식이라 할 수 있으나, 국제적으로 두루 사용할 수 없는 단점이 있다
특정양식이 본선에 갖추어져 있지 않을 때는 IMO 양식이나 FREE FORM으로 작성하여 입항수속 현장에서 대리점이 가지고 온 특정 양식(SPECIAL FORM)에 첨부시켜도 무방하다.
예를들면 최근 코로나 19로 인해 선장이 전 승조원의 건강상태가 이상없음을 개런티 하는 레터도 있고, 신규 승선자의 2주간의 행선지를 기록하여 제출하는 양식 등등이 있겠다.
3. 일반 양식(FREE FORM)
일반 양식(FREE FORM)은 입·출항 수속업무를 해오는 동안 선박이나 선박 회사에서 일반 관행으로 만들어진 양식이다. 이 양식은 특정 양식이 없을 때에 미리 작성해 두고 IMO 양식이나 특정양식의 참고자료로 활용한다.
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